lundi 13 janvier 2014

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Faire émerger une stratégie numérique dans la région PACA [ou une autre]


La semaine dernière, nous avons été sollicités par notre copain Minh qui voulait aider la région PACA à travailler sa stratégie numérique. C'est intéressant car c'est une région très dynamique avec un tissu économique bien complet entre Nice, Marseille, Toulon... l'occasion de partager notre méthodologie de transformation des organisations !

Constat préliminaire : tout est déjà là. Une mission est en cours pour le documenter, mais en gros le public, le privé, l'éducation, la recherche, les incubateurs, l'argent ... tous les ingrédients sont présents et actifs ! Ce qui nous a fait nous demander tout naturellement : de quoi ont-ils besoin, puisqu'un besoin s'exprime ? On a fini par comprendre qu'il fallait une tierce partie qui mette un peu tout le monde d'accord. Faire parler les gens qui savent, laisser émerger les meilleures idées, et enfin en susciter l'adhésion de toutes les parties prenantes.

La mission consiste donc pour l’essentiel en des actions de communication et d’échanges visant à créer un maximum de connexion de qualité entre les acteurs locaux dans le but non seulement d’une cohésion mais aussi de faire émerger les meilleures options. Comme l'explique Seth Godin : la valeur est dans la création de connections de qualité. Mais une connection de qualité, c'est plus qu'une rencontre face à face ou un échange de bonnes paroles. C'est un échange d'idées qui, au travers d'un changement dans l'intention des parties aboutit à l'engagement dans des actions concrètes. Des actions qui vont idéalement démarrer durant notre mission mais surtout perdurer bien au-delà. Voici donc ce qu'on a répondu. En espérant, cher lecteur, que cela pourra vous inspirer ! 

Se connecter pour s'engager, s'engager pour agir

"Inspirée des méthodologies Agile qui nous sont familières depuis des années, nous avons développé une approche pratique qui tire parti des récentes évolutions des technologies de l’information.

Privilégiant la coordination sur la planification, elle associe de façon synchrone l’idée à la relation, puis la relation à l’action.

Partant du Groupe de Travail Numérique (GTN) constitué d’individus porteurs d’idées et de visions personnelles qualifiées, nous nous attachons à connecter ces individualités dans une atmosphère propice à l’échange, afin de faire circuler et confronter les différentes visions du monde. Nous nous assurons de la convergence des visions en solidarisant les acteurs autour de Causes communes supérieures aux intérêts personnels.

Une fois le dialogue établi et qu’une vision se dégage, nous accompagnons la communauté dans l’action au travers des engagements qu’ils ont pris d'eux-mêmes, en public, au sein du groupe de travail. La constance et la permanence des échanges, assurés par les outils rendant l’information liquide, permet une excellente visibilité pour chacun et maintient une grande régularité dans la qualité des livrables. 

Notre recette secrète : le Maven Toolkit

Concrètement, nous disposons pour ce faire d’une “boite à outils” d’activités (dit "Maven Toolkit") que nous pouvons proposer à la carte, en adaptation permanente avec l’évolution de la communauté.
Ces activités se distinguent selon quatre dimensions :
  1. leur aspect divergent (réflexion exploratoires) ou convergent (alignement et solidarisation) 
  2. leur capacité à mesurer l’état de la communauté (maturité, degré d’alignement, compréhension des enjeux et des contraintes, etc.) 
  3. leur capacité à engager les acteurs dans l’appropriation des actions (“empower”) 
  4. leur capacité à créer plus ou moins de connexion (quali/quanti) entre les acteurs. 
Les activités sont choisies en fonction de ces quatre dimensions, recherchant la meilleure adaptation avec la situation observée. 

Mise en oeuvre

L’initialisation requiert bien entendu quelques étapes préalables importantes détaillées ci-dessous, (A. B. C.), effectuées au début de la mission, lors des phases de préparation et d’alignement. Puis la phase D. se répète par itération jusqu'à obtention d'un livrable satisfaisant.

A. Lancement de la mission

Il commence par l’identification des « causes », autrement dit les grandes thématiques et orientations de la stratégie de développement de l’économie numérique. Il s’agit notamment, d’effectuer :
  • Le cadrage des objectifs de la mission auprès des commanditaires 
  • Le transfert de connaissances contextuelles ; 
  • L’analyse des livrables issus de la phase 1 ; 
  • Des entretiens auprès des commanditaires ; 
  • L’identification et sollicitation des champions “naturels” pour chaque cause. 

B. La mise en place des outils d'engagement.

Il s’agit notamment, d’effectuer la mise en place d’outils tels que Meetup, FB pages, Google Groups, LinkedIn, Google+, blogs, twitter, eventbrite, feuille de route et fiches-action en ligne, etc. Ces outils seront alimentés en flux continu à partir des sessions de travail du GTN.
Cette mise en place permet d’effectuer :
  • Un inventaire de l’existant ; 
  • Un diagnostic de réutilisation : maximiser la valorisation de l’existant ; 
  • La création des maillons manquants ; 
  • La création des connections (invitations dans les groupes, listes, etc.). 

C. La constitution du GTN : animation du kick-off meeting

Il s’agit d’effectuer lors de la première réunion :
  • La présentation de la boite à outils (Maven toolkit) 
  • La création du récipiendaire central des travaux (backlog) 
  • La sélection des premières actions et des suivantes 

D. Exécution des sprints

Nous opérons sur des cycles dénommés « sprint », évalués à 3 semaines environ, au début desquels le GTN détermine en session plénière animée par l’équipe projet, une combinaison d’activités réalisables durant la période.
Puis à la fin de la période de réalisation, le GTN se retrouve pour une revue rétrospective, célébrant les succès, analysant les tensions (définies comme des écarts entre les objectifs souhaités et l’état des lieux) et déterminant les prochaines activités :
  • Shipped ! : Revue des livrables du cycle ; 
  • Like / Dislikes : partage de sentiments ; 
  • Agenda du prochain cycle d’activités ; 
  • Rendu du rapport d’étape. 

Evaluation du niveau d'effort

Sous réserve d’analyse plus précise de l’existant, notre démarche d’intervention se base sur différentes activités, présentées ci-dessous. La quantité d’occurrence (…) constitue la base d’estimation de notre charge de travail.

ActivitéDescriptifQté
Consultation publique
appel ouvert aux contributions, avec un objectif de « recrutement » au sein de la communauté numérique.
1
Entretiens individuels
auprès d’experts, d’acteurs locaux, nationaux ou internationaux
5 à 10
Conférences
d'une personnalité reconnue sur un thème donnée
2
Billet
Article de blog relatant l'actualité de la semaine, les rencontres, les événements, les actions.
10 à 15
Ateliers thématiques
Réunion de travail formelle sur une thématique donnée avec un objectif de contribution à la définition de la stratégie numérique
5
Apéro meetup
Réunion informelle et ouverte sur une thématique donnée, avec pour objectif de créer et consolider les réseaux
3 à 5
Matchmaking 
Organisation de rencontres qualifiées entre deux parties prenantes destinée à créer de la convergence
3 à 5
Sondage d'opinion
Enquête en ligne auprès de la communauté identifiée des acteurs du numérique
2
Ne sont pas mentionnés ci-dessus : étude bibliographique, rédactionnel, synthèse, outillage, animation des communautés en ligne. 

Produire un livrable pérenne et résilient.

In fine, le livrable essentiel de notre étude-action sera donc une communauté de personnes agissant dans la région PACA solidarisés autour d’un nombre clair d’objectif communs et engagés de façon durable dans un plan d’actions pour les soutenir. La démarche de l’étude-action consiste ainsi à transmettre et partager de nouveaux usages afin que l’accroissement de la communauté et le renforcement des liens et des échanges au sein de l’écosystème PACA et avec ses partenaires (français et internationaux) se poursuive et continue de s’accélérer au-delà de la mission.